Office Manager & Employee Welfare Manager

תיאור המשרה

תחומי אחריות עיקריים

אדמיניסטרציה בכירה ותמיכה במחלקת המכירות וההנהלה:

• ניהול יומנים מורכבים  ותיאום פגישות מרובות משתתפים של גורמים פנים-ארגוניים ו/או חוץ ארגוניים, כולל תיאומים לוגיסטיים (שריון חדרי ישיבות וחללי עבודה, הזמנת כיבוד והכנת חומרים מקצועיים).
• אחריות מקצה לקצה על נסיעות עסקיות – הזמנת טיסות, מלונות, הנפקת ויזות וניהול לו"ז בחו"ל.
• קבלת אורחים מהארץ ומחו"ל, כולל תיאום הסעות, לינה וצרכים ייחודיים.
• מענה טלפוני מקצועי, ניהול תכתובות רשמיות וריכוז דואר ושליחויות.

תפעול, תחזוקה ותקציב:

• ניהול ובקרה על תקציב המשרד והרווחה, עבודה מול הנהלת חשבונות ו-HR.
• ניהול המרחב המשרדי:  אחריות מלאה על נראות המשרד, ניהול ספקים (ניקיון, אחזקה, קייטרינג), טיפול בתקלות וניהול מלאי שוטף.
• לוגיסטיקה משלימה: ציוד משרד,  ניהול הסדרי חניה, דוחות חניה ותמיכה אדמיניסטרטיבית רוחבית בכל מחלקות החברה.

רווחה וחוויית עובד:

• תכנון, תפעול והפקה של פעילויות רווחה ואירועים קטנים (Happy Hour , הרמת כוסית בחגים ועוד..)
• עבודה שוטפת מול ספקים והזמנת מתנות וציוד לעובדים לאירועים שונים (חגים, ימי הולדת, לידות ועוד)
• ניהול רישומים לאירועים טיפול בשילוחים/חלוקות לעובדים

דרישות התפקיד

דרישות סף:

• ניסיון: ניסיון מוכח בתפקיד אדמיניסטרטיבי בכיר (ניהול משרד / עוזרת אישית) הכולל ניהול יומנים וריבוי משימות.
• שפות: אנגלית ברמה טובה מאוד – ניהול שיחות ותכתובות מקצועיות.
• טכנולוגיה: שליטה מלאה ביישומי Office (Outlook, Excel, Word) – חובה.

דרישות נוספות ויתרונות:

• זיקה עמוקה לעולם משאבי האנוש והרווחה: הבנה של צרכי העובד ורצון אמיתי לייצר חוויית עבודה חיובית.
• תודעת "נתינה": רצון עז לעזור, לתרום ולתת שירות מכל הלב, תוך עבודה אינטנסיבית מול אנשים וממשקים רבים.
• חוסן בסביבה סופר-דינמית: יכולת תפקוד מיטבית בשינויים תכופים, תוך שמירה על מחויבות, מוטיבציה, חריצות ורצינות.
• אמינות ללא פשרות: שמירה על דיסקרטיות ואמינות ברמה גבוהה בטיפול בנושאים רגישים.
• ניהול עצמי: יכולת עבודה עצמאית, סדר וארגון ברמה קפדנית, ויוזמה אישית לשיפור תהליכים.

פרטים כלליים

• כפיפות: למנהלת משאבי האנוש בחברה.
• משרה מלאה: ראשון עד חמישי, שעות עבודה 08:30-17:30.
• עבודה היברידית: עד יומיים עבודה מהבית, בכפוף לצורכי החברה ולתיאום מראש ובהיעדר פעילות משרדית.
• מיקום: משרדי החברה ברעננה.